Hey, was steht heute an?
Du sagst einen Satz.
Danach weiß jeder,
was zu tun ist.
Anrufe und E-Mails, Kunden und Aufträge, Angebote, Projekte und der Rechnungseingang: HeyLooQ führt zusammen, was sonst in fünf Programmen liegt – und macht daraus Vorgänge mit Namen und Datum. Eingesprochen statt eingetippt. Für alle, bei denen zu viel über den eigenen Schreibtisch läuft – eingerichtet, bevor du das erste Mal reinschaust.
14 Tage kostenlos · ohne Kreditkarte
Was reinkommt
- AnrufVerpasst, 11:42 Uhr
- E-MailRechnung Elektro Ahrens
- Zuruf«Kannst du Müller zurückrufen?»
- FormularAnfrage von der Website
Was daraus wird
Eingang
Müller zurückrufen
Tag
Max, heute 15:00
Kunde
Müller GmbH · Auftrag 2026-0184
Geld
4.812,00 € · Skonto bis 14.08.
- 4,91 / 5ProvenExpert aus 372 Bewertungen
- über 3.400verarbeitete Rechnungen
- Lexware Officezertifizierter Integrationspartner
- DeutschlandServerstandort · GoBD · DSGVO
Das eigentliche Problem
Feuer löschen. Nachtelefonieren. Rückfragen beantworten. Und morgen wieder von vorne.
- Anrufe kommen rein, wenn du keine Zeit hast. Notizen landen auf Zetteln, im Handy oder im Kopf.
- Aufgaben werden zwischen Tür und Angel verteilt. Eine Rückmeldung fehlt, ein Schritt wird nicht weitergegeben.
- Rechnungen liegen in drei Postfächern, zwei Portalen und einem Stapel auf dem Schreibtisch.
- Am Monatsende die Sammelaktion: Was fehlt noch fürs Steuerbüro?
Dein Team macht dabei nichts falsch. Es sieht nur keiner, was der andere gerade hat. Und solange das so bleibt, bist du die Schaltzentrale: du erinnerst, du koordinierst, du hältst alles zusammen.
So funktioniert es
Von der ersten Mail bis zur erledigten Aufgabe
Verbinden – einmalig, in Minuten
Postfach anbinden (Microsoft 365 oder IMAP), Team einladen. Keine Boards bauen, keine Felder definieren. HeyLooQ kommt vorkonfiguriert.
Einrichtung: Postfach verbinden, Branche wählen, Team einladen HeyLooQ liest mit und sortiert
Jede E-Mail wird geprüft: Rechnung, Mahnung, Gutschrift – oder nichts davon. Verpasste Anrufe werden zur Rückruf-Aufgabe. Dubletten fallen sofort auf.
Eingangsbuch: Betrag, Frist und Skonto stehen am Beleg Dein Team sieht, was zu tun ist
Aufgaben haben eine Zuständigkeit und ein Datum. Rückfragen stehen an der Aufgabe, nicht im Chat. Belege gehen auf Knopfdruck an Lexoffice, DATEV oder das Steuerbüro.
Mein Tag: jede Aufgabe hat einen Namen und eine Uhrzeit
Was sich ändert
Drei Dinge, die ab Tag eins anders laufen
- Die Rechnung ist abgelegt, bevor du sie gesucht hast.
- Sie kommt per Mail, wird als Rechnung erkannt, gegen Dubletten geprüft und liegt mit Fälligkeit und Skontofrist im Eingangsbuch. Du entscheidest nur noch: buchen oder weitergeben.
- Der verpasste Anruf ist Max’ Aufgabe – nicht dein Zettel.
- Du bist im Termin, der Kunde ruft an. Daraus wird automatisch eine Rückruf-Aufgabe. Du sprichst einen Satz ein, Max sieht sie sofort. Kein Weiterleiten, kein Nachfassen.
- Am Monatsende gibt es keine Sammelaktion mehr.
- Die Belege liegen vollständig und sortiert bereit, der Export geht auf Knopfdruck ans Steuerbüro. Kein Suchen im Postfach, kein Ping-Pong wegen fehlender Unterlagen.
Ein Fluss statt fünf Inseln
Getrennte Tools kennen immer nur die halbe Wahrheit
Ein Aufgabentool weiß nichts von der Eingangsrechnung. Die Buchhaltung weiß nichts vom verpassten Anruf. In HeyLooQ laufen beide durch denselben Eingang – und alles dazwischen auch.
Der Eingang
«Wo landet das eigentlich?»
Alles kommt an einer Stelle an
Ein Eingang statt fünf Postfächer.
- Verpasste Anrufe und Voicemails werden zur Rückruf-Aufgabe – am richtigen Kunden
- E-Mails werden Aufgaben, ohne Copy-Paste
- Servicefall oder Reklamation über ein Formular auf deiner Website – landet als Vorgang im richtigen Ablauf
- Unterwegs eingesprochen: «Aufgabe: Müller zurückrufen – für Max»
Der Tag
«Was steht heute an?»
Jeder weiß, was zu tun ist
Aufgaben bekommen Zeit, nicht nur einen Haken.
- Ein Board mit klarem Status statt einer Liste, die niemand pflegt
- «Meine Woche» plant gegen die Zeit, die wirklich da ist
- Kalender aus Google und Microsoft 365 laufen mit ein
- Wiederkehrende Abläufe stehen von selbst da
Der Kunde
«Wo gehört das hin?»
Alles hängt am richtigen Vorgang
Vertretung ohne Übergabegespräch.
- Kunden, Aufträge und Projekte hängen an denselben Aufgaben
- Kommunikation am Vorgang statt im privaten Postfach
- Die Antwortmail: einsprechen, entwerfen lassen, abschicken
- Wer übernimmt, sieht die Vorgeschichte – ohne zu fragen
Das Geld
«Ist das bezahlt?»
Belege sortieren sich selbst
Am Monatsende gibt es keine Sammelaktion mehr.
- Postfächer werden geprüft, Rechnungen und Mahnungen erkannt
- Dubletten fallen auf, bevor doppelt gezahlt wird
- Skonto- und Mahnfristen stehen sichtbar am Beleg
- Übergabe an Lexoffice, DATEV oder direkt ans Steuerbüro
Und trotzdem fühlt es sich nicht nach viel an. Du sagst einen Satz – und danach weiß jeder, was zu tun ist.
Der Umfang
Sehr viel können, ohne sich nach sehr viel anzufühlen
Die vier Bündel oben sind die Ordnung, nicht die Grenze. Dahinter liegen 24 Bereiche – und du merkst davon nur den, in dem du gerade bist.
Was reinkommt
Ein Eingang statt fünf Postfächer – und alles davon wird zu einem Vorgang.
- Posteingang für E-Mail, Anrufe und Web-Formulare
- Servicefälle und Reklamationen über ein Formular auf deiner Website
- Antwortmails eingesprochen, entworfen, verschickt
- Team-Chat am Vorgang statt im privaten Messenger
- Medien- und Dateiablage
Der Tag und die Woche
Aufgaben bekommen Zeit, nicht nur einen Haken.
- Aufgaben-Board mit Status und Zuständigkeit
- «Meine Woche» – geplant gegen die freie Zeit
- Kalender aus Google und Microsoft 365
- Plantafel für Einsätze und Termine vor Ort
- Wiederkehrende Abläufe
- Anleitungen an der Aufgabe – Text, Dokument oder Video
- Archiv für erledigte Vorgänge
Kunden, Aufträge, Vertrieb
Alles hängt am Vorgang – wer übernimmt, sieht die Vorgeschichte.
- Kundenakte mit vollständiger Historie
- Aufträge mit Berichten und Auftragstafel
- Projekte über mehrere Aufträge hinweg
- Vertriebs-Pipeline mit Deals und Stufen
- Produkt- und Leistungskatalog
- Vertriebsauswertung und Automationen
Das Geld
Belege sortieren sich selbst, Fristen stehen sichtbar am Vorgang.
- Rechnungseingang mit Dublettenprüfung
- Mahnungen und Gutschriften
- Lieferantenübersicht
- Export an Lexware Office, DATEV oder Steuerbüro
- Zeiterfassung und Abrechnung
- Controlling-Kennzahlen über den ganzen Betrieb
Kein Modul, das erst freigeschaltet werden muss, und keine zweite Software daneben. Was du nicht brauchst, steht dir auch nicht im Weg.
Wie das bei dir aussieht
Such dir die Zeile, bei der du seufzt
Ein Serviceberater am Fahrzeug hat andere Unterbrechungen als ein Makler mit zehn Gesellschaften. Deshalb steht hier kein Nutzenversprechen, sondern ein echter Vorgang – von Anfang bis Ende, in der Sprache deiner Branche.
HandwerksbetriebeDer Chef muss nicht mehr alles zusammenhalten
Ein Donnerstag im Betrieb
- 07:40 – Der Kunde ruft an, alle sind schon draußen. HeyLooQ legt die Rückruf-Aufgabe an, am richtigen Kundenkonto.
- 08:15 – Du sprichst im Transporter ein: «Aufgabe: Bauer zurückrufen, Heizung tropft – für Kevin, heute.» Kevin sieht sie sofort.
- 10:30 – Die Rechnung vom Großhandel kommt per Mail, wird als Rechnung erkannt und mit Skontofrist abgelegt.
- 10:30 – Dublettenprüfung schlägt an: Dieselbe Rechnung lag schon im Lieferantenportal.
- 14:00 – Kevin hat zurückgerufen, Termin steht. Der Auftrag wandert weiter, ohne dass jemand ihn gepflegt hat.
- Monatsende – Die Belege gehen vollständig ans Steuerbüro. Kein Suchen, keine Rückfragen.
AutohäuserDer Serviceberater telefoniert nicht mehr hinterher
Ein Dienstagvormittag
- 09:14 – Kunde ruft an, alle Leitungen belegt. HeyLooQ legt die Rückruf-Aufgabe an.
- 09:15 – Der Serviceberater sieht sie auf dem Board, mit Fahrzeug und letzter Historie.
- 10:02 – Die Rechnung des Teilelieferanten trifft per Mail ein und wird als Rechnung erkannt.
- 10:02 – Dublettenprüfung schlägt an: dieselbe Rechnung kam gestern schon aus dem Portal.
- 16:30 – Auftrag erledigt, Status gesetzt. Der Kunde bekommt Bescheid, ohne dass jemand erinnert wurde.
Fotografen & StudiosAnfragen beantworten, ohne den Kalender zu verlieren
Von der Anfrage zum bezahlten Auftrag
- Anfrage per Mail: Hochzeit im September. HeyLooQ macht daraus eine Aufgabe mit Frist.
- Angebot raus, Aufgabe auf «wartet auf Antwort» – du wirst erinnert, nicht der Kunde.
- Zusage: Die Auftragskette startet, alle Schritte bis zur Auslieferung stehen.
- Die Rechnung des Verleihs kommt per Mail und wird automatisch zugeordnet.
- Am Monatsende geht alles vollständig ans Steuerbüro.
VersicherungsmaklerFristen einhalten, ohne sie im Kopf zu behalten
Ein Schadenfall, von der ersten Minute an
- Kunde meldet Wasserschaden telefonisch. Aus dem Anruf wird eine Aufgabe mit Notiz.
- Meldung an die Gesellschaft raus, Frist für die Rückmeldung steht an der Aufgabe.
- Die Gesellschaft fragt Fotos nach – die Mail hängt sich an denselben Vorgang.
- Kollegin übernimmt während deines Urlaubs, ohne Übergabegespräch.
- Regulierung bestätigt, Vorgang geschlossen – nachvollziehbar dokumentiert.
Beratung & CoachingSechs Mandate gleichzeitig, ohne dass eins liegen bleibt
Von der Anfrage bis zur Rechnung
- Anfrage kommt per Mail und landet als Lead in der Pipeline – mit dem Unternehmen dran.
- Nach dem Erstgespräch sprichst du ein: «Angebot Prozessanalyse Müller bis Freitag – für mich.»
- Angebot raus, die Wiedervorlage steht am Deal. Nachfassen ist eine Aufgabe, keine Absicht.
- Zuschlag: Aus dem Deal wird ein Projekt. Die Vorgeschichte hängt dran, nichts wird abgetippt.
- Nach jedem Workshop werden die Zusagen zu Aufgaben mit Namen und Datum – auch die des Kunden.
- Gebuchte Stunden hängen am Projekt. Monatsende: abrechnen statt rekonstruieren.
Bewertung
4,91/5
aus 372 Bewertungen auf ProvenExpert · 100 % Weiterempfehlung
Über 3.400 Rechnungen
sind durch das System gelaufen – bei Betrieben, die vorher im Postfach gesucht haben. Echte Belege, die bezahlt werden mussten – keine Testläufe.
Die Zahlen stehen hier, weil sie nachprüfbar sind. Was fehlt, ist ein Kunde, der mit Namen dafür geradesteht – den erfinden wir nicht. Hast du HeyLooQ im Einsatz und magst deinen Fall erzählen? Schreib uns.
Wer dahintersteckt
Wir haben HeyLooQ für uns selbst gebaut
Wir haben zu zweit angefangen. Christian denkt in Ideen und produziert dabei zuverlässig Chaos, Jana bringt es in eine Reihenfolge. Genau dieses Hin und Her war der Anlass: Wir haben ein System gebraucht, in dem Zurufe, Anrufe und Belege nicht in einem Kopf hängen bleiben.
Was auf dieser Seite steht, benutzen wir jeden Tag selbst – im eigenen Betrieb, mit echten Kunden, Aufträgen und Rechnungen. Fehlt dir etwas, schreib uns: service@smobit.de. Bei uns landet das im selben Posteingang wie alles andere.
Christian de Buhr
Gründer · Entwicklung & KI
„Wenn Mensch und System im gleichen Takt laufen, läuft’s richtig."
Jana de Buhr
Zeit- & Prozessmanagement
„Wenn Menschen den Sinn verstehen, wird Struktur zur Gewohnheit."
Wie HeyLooQ entstanden ist, was wir gelernt haben und wer den Betrieb dahinter führt: mehr über uns.
Bevor du fragst
Die Einwände, die wir am häufigsten hören
Schon wieder ein neues Tool?
Verständlich. HeyLooQ ersetzt eher welche, als eins dazuzustellen: Aufgaben, Telefonnotizen und Rechnungseingang liegen an einem Ort. Wenn dein Team danach mehr Tools braucht als vorher, haben wir etwas falsch gemacht.
Wie lange dauert die Einführung?
HeyLooQ ist vorkonfiguriert. Kein Board-Bauen, kein Setup-Projekt, kein Schulungsmarathon. Postfach verbinden, Team einladen, loslegen. Im Webinar siehst du genau das in 45 Minuten.
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland — Datenbank und Belege in Frankfurt, die Anwendung auf deutschen Servern. Jeder Mandant ist auf Datenbankebene getrennt. Was wir wo verarbeiten, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.
Ist das GoBD-konform?
Belege werden unveränderbar geführt und nicht gelöscht, der Aenderungsverlauf bleibt nachvollziehbar. Wichtig zur Ehrlichkeit: Eine reine Ablage in deinem Cloud-Ordner ist kein GoBD-Archiv – das leistet erst das Rechnungseingangsbuch.
Nutzt mein Team das wirklich?
Genau darauf ist es gebaut: wenige Klicks, klare Zuständigkeit, keine Spielerei. Wer eine Aufgabe per Sprache anlegen kann, braucht keine Schulung.
Was passiert bei Krankheit oder Urlaub?
Aufgaben sind sichtbar und übernehmbar. Vertretung funktioniert, weil nichts in Köpfen oder privaten Postfächern hängt.
Und wenn wir wieder aufhören wollen?
Deine Daten gehören dir. Aufgaben und Belege lassen sich jederzeit exportieren – du kommst wieder raus, ohne etwas zu verlieren.
Preis
Stell dir zusammen, was du brauchst
Was jeder braucht, kostet pro Kopf. Was nicht jeder braucht, kostet einmal für den Betrieb — gleich viel, ob ihr zu dritt seid oder zu dreißig. Alles einzeln kündbar.
Alle Preise netto zzgl. USt. Preisstand 09. Oktober 2026. Bei jährlicher Zahlung berechnen wir 11 statt 12 Monate — einer ist geschenkt. Der Preis je Mitarbeiter und Arbeitstag teilt den Betrag durch alle Zugänge deiner Auswahl und21 Arbeitstage im Monat. Bei „Nur die Buchhaltung“ sind die Nutzer enthalten — dort steht der Preis je Arbeitstag.
Loslegen
Probier es mit deinem eigenen Kram aus.
Konto anlegen, Betrieb eintragen, Branche wählen – dann steht HeyLooQ mit der passenden Vorlage da statt leer. Nichts, was du erst aufsetzen musst, und kein Termin, den du abwarten musst.
14 Tage kostenlos · ohne Kreditkarte
Lieber direkt fragen?
Lieber vorgeführt bekommen?
Gerade ist kein Webinar geplant. Wir zeigen es dir gern in einem kurzen Gespräch – zu deiner Zeit statt zu unserer.
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