HeyLooq14 Tage kostenlos testen

Aufgaben & Rechnungseingang in einem

Was reinkommt,
wird zur Aufgabe.

HeyLooq holt verpasste Anrufe, E-Mails und Eingangsrechnungen aus dem Alltag und macht daraus sichtbare Aufgaben mit klarer Zuständigkeit. Für Betriebe mit 3 bis 25 Leuten – vorkonfiguriert, ohne Rollout-Projekt.

14 Tage kostenlos testen

Keine Kreditkarte. Endet automatisch.

Ein normaler Vormittag

Rein

  • AnrufVerpasst, 11:42 Uhr
  • E-MailRechnung Elektro Ahrens
  • Zuruf«Kannst du Müller zurückrufen?»
  • PapierLieferschein vom Tresen

Raus

  • Müller zurückrufenMax · heute 15:00
  • Rechnung 4.812,00 €Skonto bis 14.08. · geprüft

Das eigentliche Problem

Feuer löschen. Nachtelefonieren. Rückfragen beantworten. Und morgen wieder von vorne.

  • Anrufe kommen rein, wenn du keine Zeit hast. Notizen landen auf Zetteln, im Handy oder im Kopf.
  • Aufgaben werden zwischen Tür und Angel verteilt. Eine Rückmeldung fehlt, ein Schritt wird nicht weitergegeben.
  • Rechnungen liegen in drei Postfächern, zwei Portalen und einem Stapel auf dem Schreibtisch.
  • Am Monatsende die Sammelaktion: Was fehlt noch fürs Steuerbüro?

Nicht, weil dein Team schlecht ist. Sondern weil nichts zentral sichtbar ist.Und solange das so bleibt, bist du die Schaltzentrale:du erinnerst, du koordinierst, du hältst alles zusammen.

So funktioniert es

Von der ersten Mail bis zur erledigten Aufgabe

  1. Verbinden – einmalig, in Minuten

    Postfach anbinden (Microsoft 365 oder IMAP), Team einladen. Keine Boards bauen, keine Felder definieren. HeyLooq kommt vorkonfiguriert.

    Screenshot fehlt

    Einrichtungs-Dialog: Postfach verbinden, Schritt 1 von 3. Echte Oberfläche, keine Mockup-Grafik.

  2. HeyLooq liest mit und sortiert

    Jede E-Mail wird geprüft: Rechnung, Mahnung, Gutschrift – oder nichts davon. Verpasste Anrufe werden zur Rückruf-Aufgabe. Dubletten fallen sofort auf.

    Screenshot fehlt

    Eingangsbuch mit erkannten Belegen: Typ, Betrag, Fälligkeit, Dubletten-Hinweis.

  3. Dein Team sieht, was zu tun ist

    Aufgaben haben eine Zuständigkeit und ein Datum. Rückfragen stehen an der Aufgabe, nicht im Chat. Belege gehen auf Knopfdruck an Lexoffice, DATEV oder das Steuerbüro.

    Screenshot fehlt

    Aufgabenübersicht mit Zuständigkeiten und Status – Blick, den ein Team morgens sieht.

Was sich ändert

Drei Dinge, die ab Tag eins anders laufen

Die Rechnung ist abgelegt, bevor du sie gesucht hast.
Sie kommt per Mail, wird als Rechnung erkannt, gegen Dubletten geprueft und liegt mit Faelligkeit und Skontofrist im Eingangsbuch. Du entscheidest nur noch: buchen oder weitergeben.
Der verpasste Anruf ist Max’ Aufgabe – nicht dein Zettel.
Du bist im Termin, der Kunde ruft an. Daraus wird automatisch eine Rueckruf-Aufgabe. Du sprichst einen Satz ein, Max sieht sie sofort. Kein Weiterleiten, kein Nachfassen.
Am Monatsende gibt es keine Sammelaktion mehr.
Die Belege liegen vollstaendig und sortiert bereit, der Export geht auf Knopfdruck ans Steuerbuero. Kein Suchen im Postfach, kein Ping-Pong wegen fehlender Unterlagen.

Ein System, zwei Bereiche

Getrennte Tools kennen nur die halbe Wahrheit

Ein Aufgabentool weiß nichts von der Eingangsrechnung. Die Buchhaltung weiß nichts vom verpassten Anruf. In HeyLooq laufen beide durch denselben Eingang.

Bereich 1

Aufgaben & Team

Was reinkommt, bekommt einen Namen und ein Datum.

  • Verpasste Anrufe und Voicemails werden automatisch zur Rueckruf-Aufgabe
  • E-Mails werden Aufgaben – ohne Copy-Paste
  • Unterwegs per Sprache: «Aufgabe: Mueller zurueckrufen – fuer Max»
  • Zeiterfassung, wiederkehrende Aufgaben, Auftraege

Bereich 2

Rechnungseingang

Belege sortieren sich selbst, bevor du sie suchst.

  • Postfaecher werden geprueft, Rechnungen und Mahnungen erkannt
  • Dubletten fallen auf, bevor doppelt gezahlt wird
  • Skonto- und Mahnfristen stehen sichtbar am Beleg
  • Uebergabe an Lexoffice, DATEV oder direkt ans Steuerbuero

Bewertung

4,91/5

aus 372 Bewertungen auf ProvenExpert · 100 % Weiterempfehlung

Über 3.400 Rechnungen sind bereits durch das System gelaufen – bei Betrieben, die vorher im Postfach gesucht haben.

Referenz fehlt

Hier gehört ein Kunde mit Namen, Gesicht und einer Zahl hin – etwa „spart uns 6 Stunden im Monat, seit die Rechnungen von allein im Eingangsbuch landen“. Ein konkreter Fall schlägt fünf anonyme Zitate.

Benötigt: Einverständnis, Foto, Betrieb, Rolle, ein Messwert.

Preis

Was es kostet – und welches Paket zu dir passt

Beträge folgenDie Pakete stehen, die Preise werden gerade final gemacht. Der Rechner zeigt dir schon jetzt, welches Paket zu deinem Betrieb passt.

Dein Betrieb in drei Angaben

  • Start

    Preis auf Anfrage

    Kleine Teams, die Aufgaben und Anrufe in den Griff bekommen wollen.

    • 1 Postfach
    • bis 150 Belege / Monat
    • bis 5 Personen
    • Aufgaben, Zustaendigkeiten, Status
    • Verpasste Anrufe und Voicemails werden Aufgaben
    • Aufgaben per Sprache anlegen
    • Ein Postfach wird auf Rechnungen geprueft

  • Für die meisten richtig

    Team

    Preis auf Anfrage

    Der Normalfall: Betrieb mit mehreren Postfaechern und laufendem Rechnungseingang.

    • 2 Postfächer
    • bis 200 Belege / Monat
    • bis 15 Personen
    • Alles aus Start
    • Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften werden automatisch erkannt
    • Dublettenpruefung – keine Doppelzahlung
    • Skonto- und Mahnfristen im Blick
    • Uebergabe an Lexoffice, DATEV oder Steuerbuero
    • Zeiterfassung und wiederkehrende Aufgaben

  • Betrieb

    Preis auf Anfrage

    Mehrere Standorte oder Abteilungen, viele Lieferantenportale.

    • 4 Postfächer
    • bis 300 Belege / Monat
    • bis 25 Personen
    • Alles aus Team
    • Bis zu 4 Postfaecher
    • Lieferantenportale werden mit abgeholt
    • Eigene Cloud-Ablage (OneDrive, Dropbox, Nextcloud, WebDAV)
    • Freigabe-Workflow vor der Buchung

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Keine Kreditkarte. Endet automatisch.

Bevor du fragst

Die Einwände, die wir am häufigsten hören

Schon wieder ein neues Tool?

Verstaendlich. HeyLooq ersetzt eher welche, als eins dazuzustellen: Aufgaben, Telefonnotizen und Rechnungseingang liegen an einem Ort. Wenn dein Team danach mehr Tools braucht als vorher, haben wir etwas falsch gemacht.

Wie lange dauert die Einfuehrung?

HeyLooq ist vorkonfiguriert. Kein Board-Bauen, kein Setup-Projekt, kein Schulungsmarathon. Postfach verbinden, Team einladen, loslegen. Genau dafuer gibt es die 14 Tage zum Ausprobieren.

Wo liegen unsere Daten?

In der Europaeischen Union, Rechenzentrum in Frankreich. Jeder Mandant ist auf Datenbankebene getrennt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist verfuegbar.

Ist das GoBD-konform?

Belege werden unveraenderbar gefuehrt und nicht geloescht, der Aenderungsverlauf bleibt nachvollziehbar. Wichtig zur Ehrlichkeit: Eine reine Ablage in deinem Cloud-Ordner ist kein GoBD-Archiv – das leistet erst das Rechnungseingangsbuch.

Nutzt mein Team das wirklich?

Genau darauf ist es gebaut: wenige Klicks, klare Zustaendigkeit, keine Spielerei. Wer eine Aufgabe per Sprache anlegen kann, braucht keine Schulung.

Was passiert bei Krankheit oder Urlaub?

Aufgaben sind sichtbar und uebernehmbar. Vertretung funktioniert, weil nichts in Koepfen oder privaten Postfaechern haengt.

Und wenn wir wieder aufhoeren wollen?

Der Test endet automatisch, ohne dass du kuendigen musst. Danach ist die Laufzeit monatlich oder jaehrlich – deine Belege kannst du jederzeit exportieren.

Anfangen

14 Tage. Dein eigenes Postfach. Dein echter Alltag.

Kein Demo-Datensatz, keine Verkaufsvorführung. Du verbindest ein Postfach und siehst am dritten Tag, was HeyLooq aufgefangen hat, das sonst untergegangen wäre.

Keine Kreditkarte. Endet automatisch.

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