HeyLoo
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Zoom mit HeyLooQ verbinden

Bucht ein Kunde bei dir eine Videoberatung, legt HeyLooQ dazu ein Zoom-Meeting in deinem Zoom-Konto an. Der Link steht in der Bestätigungsmail an den Kunden und im Termin in deinem Kalender. Verschiebt der Kunde, wird das Meeting verschoben; sagt er ab, wird es gelöscht.

English version below

Voraussetzungen

  • ein HeyLooQ-Zugang mit eingerichteter Terminbuchung
  • ein Zoom-Konto (auch ein kostenloses reicht; die Laufzeit eines Meetings richtet sich nach deinem Zoom-Tarif)

1. Verbinden

  1. In HeyLooQ links auf Kalender, dann oben auf Terminbuchung.
  2. Reiter Kalender & Online-Meetings öffnen.
  3. Rechts unter Online-Meetings bei Zoom auf Zoom verbinden klicken.
  4. Zoom öffnet sich. Melde dich an und bestätige mit Allow, dass HeyLooQ in deinem Namen Meetings anlegen, ändern und löschen darf.
  5. Du landest wieder in HeyLooQ. Bei Zoom steht jetzt Verbunden als … mit deiner Zoom-Adresse.

Jede Person im Betrieb verbindet ihr eigenes Zoom-Konto. Das Meeting entsteht immer bei der Person, mit der der Termin gebucht wurde.

2. Benutzen

  1. Unter Terminbuchung → Übersicht eine Terminart öffnen oder neu anlegen.
  2. Unter Ort die Möglichkeit Zoom wählen und speichern.
  3. Fertig. Bucht ein Kunde diese Terminart, legt HeyLooQ innerhalb von etwa einer Minute das Meeting an.

Was dann passiert:

  • Der Kunde bekommt den Zoom-Link in der Bestätigungsmail und in der angehängten Kalenderdatei.
  • Du findest den Link im Termin in HeyLooQ und – wenn du einen Zielkalender gewählt hast – im Termin in Outlook oder Google.
  • Verschiebt der Kunde den Termin über seinen Link, wird das Meeting auf die neue Zeit gelegt.
  • Sagt er ab, wird das Meeting in Zoom gelöscht.

Das Meeting wird mit Warteraum angelegt, Teilnehmende sind beim Betreten stummgeschaltet, und niemand kann vor dir beitreten.

3. Trennen oder entfernen

In HeyLooQ: Kalender → Terminbuchung → Kalender & Online-Meetings → bei Zoom auf Trennen.

In Zoom:

  1. Unter marketplace.zoom.us anmelden.
  2. Oben rechts Manage, dann Added Apps.
  3. Bei HeyLooQ auf Remove klicken.

In beiden Fällen löscht HeyLooQ sofort die Zugangsschlüssel zu deinem Zoom-Konto. Neue Buchungen bekommen dann kein Zoom-Meeting mehr; in HeyLooQ erscheint ein Hinweis bei jeder Terminart, die noch auf Zoom steht. Meetings, die schon angelegt waren, bleiben in deinem Zoom-Konto, bis du sie dort löschst.

Welche Daten dabei fließen

  • Von Zoom zu uns: deine Zoom-Benutzerkennung und E-Mail-Adresse (damit wir wissen, welches Konto verbunden ist) und die Zugangsschlüssel.
  • Von uns zu Zoom: Titel, Beginn, Dauer, Zeitzone und Beschreibung des gebuchten Termins.
  • Wir lesen keine Aufzeichnungen, Chats, Kontakte oder andere Meetings.
  • Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Näheres in der Datenschutzerklärung.

Wenn etwas nicht klappt

  • «In HeyLooQ noch nicht freigeschaltet»: Die Zoom-Anbindung ist für deinen Zugang noch nicht eingerichtet – melde dich bei uns.
  • «Die Verbindung zu Zoom ist abgelaufen – bitte neu verbinden»: Zoom hat den Zugang nicht mehr akzeptiert, etwa nach einem Passwortwechsel oder weil die App in Zoom entfernt wurde. Einfach wieder auf Zoom verbinden klicken.
  • Kein Link in der Mail: Prüfe, ob bei der Terminart als Ort Zoom eingestellt ist und Zoom als verbunden angezeigt wird.

Hilfe

SMOBIT e.K. · service@smobit.de · 0421 2241 0000

Connecting Zoom to HeyLooQ (English)

HeyLooQ is a business app for small and medium-sized companies. Its appointment booking lets customers book a slot online. When the appointment type is a Zoom video call, HeyLooQ creates a Zoom meeting in the host's own Zoom account. The join link goes into the customer's confirmation email and into the host's calendar entry. If the customer reschedules, the meeting is updated; if they cancel, it is deleted.

Adding the app

  1. In HeyLooQ, open Kalender → Terminbuchung (Calendar → Appointment booking).
  2. Open the tab Kalender & Online-Meetings.
  3. Under Online-Meetings, click Zoom verbinden (Connect Zoom).
  4. Sign in to Zoom and click Allow to let HeyLooQ create, update and delete meetings on your behalf.
  5. You are taken back to HeyLooQ, which now shows Verbunden als … (Connected as …) with your Zoom email.

Each person connects their own Zoom account. Meetings are always created in the account of the person who hosts the appointment.

Using the app

  1. Open or create an appointment type under Terminbuchung → Übersicht.
  2. Set the location (Ort) to Zoom and save.
  3. When a customer books this type, HeyLooQ creates the Zoom meeting within about a minute. Rescheduling updates it, cancelling deletes it.

Meetings are created with the waiting room on, participants muted on entry and join-before-host off.

Removing the app

In HeyLooQ: Kalender → Terminbuchung → Kalender & Online-Meetings → click Trennen (Disconnect) next to Zoom.

In Zoom:

  1. Sign in at marketplace.zoom.us.
  2. Click Manage → Added Apps.
  3. Click Remove next to HeyLooQ.

Either way, HeyLooQ immediately deletes the access and refresh tokens for your Zoom account. New bookings no longer get a Zoom meeting. Meetings that were already created stay in your Zoom account until you delete them there.

Data

  • From Zoom: your Zoom user ID, email address, and the OAuth tokens.
  • To Zoom: title, start time, duration, time zone and description of the booked appointment.
  • We do not read recordings, chats, contacts or any other meetings.
  • Data is stored on servers in Germany. See our privacy policy (German).

Support

SMOBIT e.K. · service@smobit.de · 0421 2241 0000